Советы эксперта

Совет эксперта №20. HOME OFFICE: Планирование

Совет эксперта №20. HOME OFFICE: Планирование Советы эксперта Заметки
Елена Пушкина — Студия графического дизайна Елены ПушкинойЕлена Пушкина  |  Среда, 29 апреля 2020 года
Продолжаю раскрывать тонкости работы HOME OFFICE или Как работать дома.

Сегодня поговорим о планировании.

При работе дома планирование является одним из самых главных пунктов для достижения эффективности. Но, открою секрет, планирования без целей невозможно. Нет, ну не совсем чтобы невозможно, завопил внутренний контроллер истинности произнесённого, но эффективность такого планирования будет равна нулю — рутина. Почему рутина? Развития нет, роста нет, мотивации нет, вдохновения нет, сил нет. Куда движемся неизвестно. Да и движемся ли? Отправных точек ведь тоже нет… Вспомнился диалог из «Алисы в стране чудес» Льюиса Кэрролла:
— Скажите, пожалуйста, куда мне отсюда идти?
— А куда ты хочешь попасть? — ответил Кот.
— Мне все равно… — сказала Алиса.
— Тогда все равно, куда и идти, — заметил Кот.
В такой ситуации планирование точно не спасёт.

Первый шаг — осознанность

Настоящая жизнь начинается с появления истинных желаний. Но, когда их очень-очень много, мы теряем волю. А без воли..., сами понимаете… Поэтому желания нужно уметь ограничивать, просеивать, как муку через сито. Это важно, это неважно, это моё, это не моё, это навязанное подругой, а это родителями.

Отсеянные желания либо оставляем впрок, либо избавляемся от них, как от мусора.

Оставшееся желание — самое ценное на сегодня — культивируем. Как? С помощью фокусировки, то есть направляем на него внимание. Держим фокус! Где фокус, там и энергия. Сфокусировались на желании — появилась цель. Имея цель, можно говорить о планировании.

Для планирования я использую обыкновенный текстовый редактор. Не рисую квадраты, но беру за основу. Мне удобна возможность быстрой и лёгкой перестановки задач в зависимости от смены Важности и Срочности.


Получилась следующая схема:
1. Поиск желаний → 2. Ограничение желаний → 3. Фокус на избранное → 4. Имеем цель → 5. Планируем действия

Двигаясь по этой схеме возможно получение желанного результата.

Но если упустить непрерывное движение, возможна ловушка. Вроде бы все хорошо, результат есть, а вместо радости находим опустошение. Почему? Потому что цикл закончен, и если его не повторить, если не ставить новые цели, не двигаться вперёд, наступает пустота. Такие мы — до простого сложные.

Наша жизнь — это движение, это поток, это смена циклов, времён года, солнца и дождя, молодости и зрелости и т. п. Здесь важно формирование целостного взгляда на мир и своего места в нём. Важна философия.

Но, встречаются практики, «люди дела» я их называю, которые сразу рвутся действовать. Они засыпают вопросами: Что делать? С чего начать? Как приступить?

Первое что мы можем сделать, это начать осознанно воспринимать свою жизнь! Процесс осознанности — это и есть путь. Философия формирует мышление. Мышление способно выстроить ряд действий для достижения результата. Новое мышление — новый результат, старое мышление… Думаю, понятно? Процитирую Эйнштейна: «Мы не можем решить наши проблемы с тем же уровнем мышления, который их создал».

Переходить к практике, к планированию без осознанности можно, но это уже другой путь, путь беличьего колеса. Выбор остаётся за нами.

Второй шаг — планирование

Есть рабочий процесс, который состоит из задач, которые нужно правильно распределить для эффективной работы. Из личного опыта, если назовёте задачи проблемами, сорвёте планирование. Проблемы вызовут эмоции, эмоции не дадут правильно принимать решения. Мой совет: не пугайте себя проблемами, решайте задачи.

Практику планирования я посоветую начать с книги Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей». В ней подробно описываются Квадранты Кови, они же матрица приоритетов Эйзенхауэра. На мой взгляд, это очень полезный инструмент планирования собственной жизни.

Предлагаю вкратце разобрать суть, а если резонирует, углубляйтесь.

Вначале важно определиться с понятиями «Важность» и «Срочность».

Срочность

Срочность, о которой пойдёт речь в рамках планирования, — это не про пожар, это разумная срочность. Это задачи, у которых есть запланированные сроки, задачи, которые к определенному дню, часу должны быть выполнены.

Некоторые клиенты склонны говорить о сроках: нужно на вчера. Что думаете?! Моя точка зрения: с подобными «адептами планирования» не работаем и точка. Вам же не нужны срывы, истерики, недовольные клиенты, негатив и… В такой ситуации завтра вы разлюбите свою работу, а после завтра заработаете инфаркт… В общем, нет и ещё раз нет.

Первое что мы можем сделать, это начать осознанно воспринимать свою жизнь! Процесс осознанности — это и есть путь. Философия формирует мышление. Мышление способно выстроить ряд действий для достижения результата.


Важность

Дела, которые определяют достижение ваших целей, обладают разным уровнем важности.

Важно сдать проект в срок, важно отдыхать, важно учится, развиваться, важно соблюдать договорённости.

Степень важности определяет цель. Если ваша цель достойная репутация, вы будете соблюдать договорённости. Если ваша цель победить в конкурсе, вы будете развиваться, учиться. Если ваша цель беречь здоровье, вы будете разумно подходить к нагрузкам.

Определившись с понятиями «Важно» и «Срочно», можно переходить к следующему шагу — расставить все задачи согласно критериям Квандрантов Кови:
I. Важное / Срочное
II. Важное / Несрочное
III. Неважное / Срочное
IV. Неважное / Несрочное



Разберём на примере.

Вы — руководитель студии графического дизайна. Ваши задачи:
  1. По договорённости с Клиентом завтра необходимо представить разработанный дизайн-макет журнала.
  2. Обсудить с системным администратором продвижение сайта студии в социальных сетях.
  3. Созвониться с контрагентом по вопросу продвижения в Я. Директ.
  4. Найти и записаться на онлайн-курс на тему эффективного выстраивания удалённой работы.

Как бы вы расставили приоритеты?

Думаю, что первый пункт поставили бы в Важное/Срочное, а четвёртый — в Важное/Несрочное.

Все верно. Если вы останетесь в потоке выполнения ежедневных задач и не запланируете время для собственного развития, рано или поздно станете отставать от реальности. Поэтому, задача «выделить время на обучение» — это важная, но несрочная задача.

Далее, второй пункт отнесём в Неважное/Срочное, а третий в Неважное/Несрочное.

Смотрите пример на иллюстрации.



Совет: учитесь писать задачи лаконично и с использованием глаголов. Например, написать Совет Эксперта; разработать дизайн обложки журнала; закончить верстку статьи для клиента Х. Глаголы — это импульсы, которые помогают оставаться всегда продуктивными.

Отказавшись действовать исходя из срочности дел, вы со временем можете существенно повысить свою продуктивность.

Для планирования я использую обыкновенный текстовый редактор. Не рисую квадраты, но беру за основу. Мне удобна возможность быстрой и лёгкой перестановки задач в зависимости от смены Важности и Срочности. Все задачи я пересматриваю ежедневно, в конце рабочего времени, что позволяет начинать новый рабочий день эффективно.

ВАЖНО!
Жизнь — это живой организм, это энергия Бытия, которая течёт по нашим артериям. Поэтому так важно в осуществлении планов быть настороженным, гибким, отзывчивым. Вы делаете ход, ситуация даёт ответный ход. Помните цитату из фильма «Джентльмены удачи»: «Эй, гражданина! Ты туда не ходи — ты сюда ходи. А то снег башка попадёт — совсем мёртвый будешь»? Так и ситуация даёт нам подсказки и/или ответ на наши действия. Когда она сигналит, стоит не только изменить планы, но и возможно даже желания. Будьте аккуратны! Будьте отзывчивыми! И вы непременно получите тот результат, который необходим.

Будут вопросы, пишите на art@epdesign. ru

Основатель и арт-директор «Студии дизайна Елены Пушкиной»,
Елена Пушкина